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Word 差し込み印刷<住所2の調整>

 さて、前項で作成したものがこちら。
 ちゃんと出来ているように見えるんですが、実はこれ、住所2(マンション名などに該当)が抜けています。
 「結果のプレビュー」で確認すると、ちゃんと入ってるんですけどね。
 sasikomi-oboro.png → sasikomi-oboroB.png

 これ理由は単純で、「住所の文字が大きすぎて、住所2がはみ出している」だけなんです。

<解決策>
・住所のフォントサイズを小さくする(お勧め)
・不要な領域(この場合は会社名など)を削除して、住所部分を広げる(ちょっと大変なので追記に分離)
 などがあります。


<住所のフォントサイズを小さくする>
1 住所部分をクリックすると、青い円と四角に囲まれた枠の状態になります。
  後は範囲を指定して、フォントサイズを変更すればOK。
 adress2_2m.png

2 はい、完成品。
 フォントサイズは[14/元は16]で調整してあります。あ、住所2のほうもサイズ合わせてね?
 後半の文字が小さいのは、礼儀知らずとか物知らずとか無礼者扱いですよ。
 adress2_3.png

Word 差し込み印刷 <フィールドを対応させる>

・正確に言うなら「フィールドの項目と、住所録の項目を対応させる」ですね。
 住所録を読み込ませて、住所登録済みにも関わらず、住所が表示されない。そんなときの対処方法でもあります。

1 前項で出来上がったもの。住所部分が真っ白ですが、住所録にはちゃんと入っています。
 20150916152916f10M.png 


2 Field_renmei2_01.png←「結果のプレビュー」をクリックすると、以下の状態に変化します。


3 フィードと各種配置。<<住所_1>>となっていますが、これが曲者です。
 だからと言って、これをWクリックしても、意味はありません。
 field00M.png  


4 これは、「Wordが、<<住所_1>>」に該当する項目を、住所録から見つけられなかった」ということです。
 なので、<<住所_1>>はどこのセルを見ればいいか、Wordに教えてあげればOKです。

<1>
 「フィールドの対応」を開きましょう。
 field01.png

<2> まずは住所1、2を探します。おそらく、(対応なし)とされているでしょう。
 field03m.png


<3> 対応なし)をクリックすると、リストが出てきます。
 この中から、対応する項目を指定しましょう。
 field05.png

<4>対応させたら、必ず「結果のプレビュー」で確認しましょう。
 Field_renmei2_01.png

Word 差し込み印刷ウィザード(葉書)

 モデルはWord2007。

1 差込文書の中に「はがき印刷」とあるはず。なければ「作成」から。
 sasikomi_Wiz01.png


2 宛名面の作成へ。
 sasikomi_Wiz02.png


3 左のリストはクリックしても何も起きない。
 sasikomi_Wiz03.png

4 ハガキごとに配置が違うので注意。
 sasikomi_Wiz04.png

5 縦横注意。
 sasikomi_Wiz05.png


6 普通はゴシックになります。毛筆っぽくしたいならここで指定を。
 sasikomi_Wiz06.png


7 自分の住所など。
 sasikomi_Wiz07.png


8 住所録を使うならここで指定する。
 sasikomi_Wiz08.png


 おしまい。
 sasikomi_Wiz09.png


 こんな感じになります。
 住所が出ない場合の対処は、別の項目で解説します。ヒントは、「フィールドの対応」ですょ。
 差し込み印刷01

Word 差し込み印刷 <フィールドとは?>

 差込印刷における「フィールド」とは、この中の[<<][>>]で括ってある文字のことです。
 青い点線は、あくまで「フィールドを何処に配置するか」の枠にすぎません。・・・まあ、同じと思っても差し支えないですけどね。
 field00.png

 見たとおり、役職/会社名 など、一般人には不要なものが並んでいますが、これらは住所録に該当する項目がなければ何も表示されません。
 しかし場所がとってあるため、そのせいで住所が入りきらないとか、連名がはみ出すとか、困った状態になるので、必要に応じて削除することも可能です。

 ワードはそもそもOfficeソフトなので、会社(=仕事用)としての利用が前提となった作りです。
 だから、役職や会社名が最初っからフィールドにあるんですよねー。

 めんどくさいつくりですねー。

Word 差し込み印刷の準備

 差し込み印刷は、「住所録を参照し、テンプレートどおりに印刷する」ものです。逆に言うなら、住所録が無ければ、何も出来ません。

 この住所録は、エクセルやワードで作成することもできますし、Outlookの住所録を流用することも可能です。
 CSV形式であればいいので、年賀状ソフトの住所録をつくりかえたものや、ただのテキストデータでも可能です。

 ということで、まず「住所録」を用意してください。

<住所録を作る際の注意点>
・郵便番号にハイフンは入れない。
 数字扱いしてくれるので、枠を一つ使います(--;)
 全角/半角は統一してあればどちらでもOK。まあバラバラでも目立ちませんけどね。

・姓と名を別のセルにする。また、空白は使わない。
 姓名間の位置などは、印刷前に調整します。

・長い住所であっても、住所録上で改行しない。
 住所1に番地まで、住所2にマンション名など、セルそのものを分けるほうが後々楽です。

・項目の順番は気にしなくていい。
 フィールドの調整で合わせるので、行が間違っていなければOK。